感染症対策として一時的にテレワークの導入を検討されている方が増えています。テレワークを導入しようと思うと、ICTツールをはじめとしたテレワーク環境を整える必要があります。そのため、テレワークが実施できる環境を整えると同時に社内のICT化を推進することができます。結果として、テレワークを正しく導入した企業様の多くは、社内のICT化が進み、生産性を向上させることが出来ています。沖縄テレワーク導入支援センターでは、沖縄県の地元企業様がテレワークを実践できるようにテレワーク導入支援を行っています。テレワーク導入支援では、これからテレワークを導入する企業様や、テレワークの導入がうまく進まない企業様に対して、テレワークの導入をサポートを行っています。また、テレワークを導入することだけを目的とするのではなく、社内のICT化の推進といった生産性向上を目的とした支援も行います。
テレワークというと、いきなり全員でテレワークを行うことをイメージされる方が多いです。しかし、一度に多くの人数でテレワークを実施する場合は、様々な課題や要望が出てきて中々テレワークの導入が進まないケースが多いです。沖縄テレワーク導入支援センターでは、まずは最低1人のいつでもテレワークを実施することができるモデル社員を作ることをおすすめしています。テレワークに前向きな方を選定して、テレワークのモデル社員を作ることが結果的にテレワークをスムーズに会社全体に導入することができます。
テレワークができる会社だと社外に発信することで、会社としてのブランディングにつながったり、採用力の向上につながるといったメリットがあります。最近ではテレワークを実施している会社が増えてきましたが、テレワークが実施できる環境面だけ整備をしている会社が多く、テレワーク時の運用ルールを定めていない会社が多いです。また、テレワークを実施する際にも、法令を遵守する必要があるため、労働基準監督署に対してテレワーク規定の提出が必要となります。私たちはお客様にあった運用ルールの作成サポートやテレワーク規定の作成サポートを通じて、社内外にテレワークが制度として実施できている会社だと発信できるようにサポートいたします。
沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワーク導入時に発生する課題を解決し、テレワーク運用体制が構築できるまで、約2ヶ月に渡りテレワークの導入サポートをさせていただきます。
| 第１回 | ・テレワーク実施者向け勉強会 ・テレワークを実践するための環境調査 ・テレワークで実施する業務棚卸についての説明 ・簡易テレワーク運用ルールの検討項目について説明 |
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| 第２回 | ・テレワーク実施業務の決定 ・簡易テレワーク運用ルールの決定 ・労務管理者向け勉強会 ・テレワーク運用ルールの検討項目について説明 ・模擬テレワークの実施方法決定 |
| 第３回 | ・模擬テレワークの振り返りと改善 ・テレワーク運用ルールのブラッシュアップ ・情報セキュリティ勉強会 ・テレワークの実施方法決定 |
| 第４回 | ・テレワークの振り返りと改善 ・テレワーク運用ルールの確定 ・テレワーク規定の作成アドバイス |
正しい知識のない状態でテレワークを実施すると、業務効率の低下を招いたり、個人情報漏えいのリスクに繋がる危険性があります。そのため、テレワーク実施者にはあらかじめ正しい知識を把握しておく必要があります。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワーク実施者の方に対して、テレワークの基礎知識や把握しておくべきポイントをお伝えする勉強会を行います。テレワークを導入する上で、テレワークを行う上での基礎知識やポイントを理解することが重要です。テレワーク実施者がテレワークに対する正しい認識を持つことがテレワーク導入を成功させるポイントです。
テレワークを実施するためには、ICT環境やネットワーク環境、オフィス環境を整備する必要があります。この３つが未整備の状態でテレワークを実施すると、多くの場合で業務効率が低下します。沖縄テレワーク導入支援センターでは、現状のICT環境やネットワーク環境、オフィス環境を調査・ヒアリングを行い、テレワークを実施するためにどのような ICT ツール導入やオフィス環境が必要かを調査・アドバイスさせて頂きます。また、テレワークができる環境を整備することは社内の ICT化の推進に繋がります。そのため、会社の業務効率化につなげることができます。
いきなり全ての業務をテレワークで実施することは難しいです。まずは現状テレワークで実施できる業務内容を洗い出す必要があります。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワーク実施者の業務を棚卸します。そして、業務の特性を見える化して、テレワークをスタートするのに適切な業務を決定します。また、テレワークで現状は実施できない業務も、今後テレワークで実施する方法がないか一緒に検討します。
テレワークを実施しながらも、労働基準法を始めとした法令に遵守する必要があります。また、テレワーク時の労働時間の管理や労災保険の適用、通信費の費用負担など、労務管理者が把握しておかなければならないことがいくつかあります。沖縄テレワーク導入支援センターでは、労務管理者の方に対して、テレワークの導入にあたり労務管理における基礎知識や把握しておくべきポイントをお伝えする勉強会を行います。
これまで個人情報を始めとした情報資産はオフィスの中で管理していましたが、テレワークを実施することで、オフィスの外でも利用できるようになります。そのため、個人情報の漏洩といった情報セキュリティ上のリスクが少なからず発生します。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワークの導入にあたり,情報セキュリティにおける基礎知識やテレワーク勤務者が実施すべきセキュリティ対策をお伝えする勉強会を行います。
テレワークを実施する前に会議室や食堂といった社内の個室で模擬的にテレワークを実施します。この模擬テレワークは、テレワーク実施前に問題点を洗い出して、改善することが目的です。沖縄テレワーク導入支援センターでは、模擬的に行ったテレワークの振り返りを行い、暫定の運用ルールを作成します。
円滑にテレワークを実施するためには、テレワークの運用ルールを決める必要があります。運用ルールのないテレワークは、不満を抱く社員が発生してトラブルにつながるケースや個人情報漏えいといったセキュリティ上のリスク、業務効率の低下に繋がることがあります。そのため、テレワークを実施するためには、テレワークの運用ルールは具体的に決定する必要があります。自社での実践経験や複数社様への導入の経験をもとに、お客様の働き方にあった運用ルールを決定します。
実際にテレワークを実施すると、現状のICT環境や運用ルールでは不足している点など、気付くことが多くあります。その気づいた点を踏まえてテレワークの運用ルールや現状のICT環境を改善していく必要があります。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワーク導入時からサポート期間終了までの間、定期的にWeb会議にて運用状況の確認を行います。運用上の課題や問題点があれば解決施策のご提案と実行のサポートを行います。
テレワーク時にも労働基準法遵守は必要になります。そのため、テレワーク規定を労働基準監督署に提出する必要があります。テレワーク規定を作成することにより、いざという時に会社側と労働基準監督署側の認識違いによってトラブルになるのを防ぐことができます。沖縄テレワーク導入支援センターでは、実際に労働基準監督署に提出しているテレワーク規定の事例をもとにアドバイスを行っております。
パソコンを持ち帰って業務を行うだけでもテレワークとなります。しかし、ルールのないテレワークでは、社員の不満に繋がってしまったり、個人情報の漏えいといったトラブルが発生する危険性があります。会社の制度としてテレワークを導入するためには、「環境」「運用ルール」「規定」を用意する必要があります。しかし、テレワークに必要な環境面の構築のみで、「運用ルール」や「規定」を用意していない会社様がほとんどです。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワーク環境の構築だけではなく、運用ルールやテレワークに関する規定作成までトータルサポートしています。
沖縄テレワーク導入支援センターでは、実際に弊社でテレワークを実践しています。実際にテレワークを導入・運用している中で、コミュニケーションや労務管理、情報セキュリティ、ペーパーレス化といった面で様々な悩みや課題が出てきました。私たちはテレワークを運用しながらこれらの課題を1つ1つ解決してきました。沖縄テレワーク導入支援センターでは、弊社のテレワーク事例をもとに沖縄県の企業様に最適なテレワークをアドバイスします。
テレワークを実施するためには、「テレワークの目的や必要性を浸透させること」「テレワーク時の運用ルールの徹底」「テレワークで使用するICTツールや機器の使い方」「個人情報といった機密事項の取り扱い」など、社員に正しい知識を浸透させることが必要です。正しい知識のない状態でのテレワークは、業務効率の低下を招いたり、個人情報漏えいのリスクに繋がる危険性があります。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワークの社内への落とし込みまでサポートするために、各種勉強会（テレワーク実施者向け、労務管理者向け、テレワーク時のセキュリティ対策など）や個別サポートを行っています。また、私たちは、沖縄県那覇市に本社を置いているため、テレワークに関するお困りごとや不具合にスピーディーに対応します。
これまでは個人情報や機密情報をはじめとする情報資産はオフィスの中で管理されることが一般的でしたが、テレワークを実施する際には、インターネット上に情報資産が保存され、持ち運び用のノートパソコン等で閲覧をすることになります。そのため、様々なセキュリティ上のリスクにさらされます。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワークに必須のセキュリティ対策までサポートをしています。安心安全なテレワーク環境を構築したい企業様は、沖縄テレワーク導入支援センターまでご相談ください。
沖縄テレワーク導入支援センターでは、沖縄県の中小企業様のテレワークを推進するためにテレワークセミナーを定期的に無料開催しています。テレワークを実施するにあたって抱えているお悩みの解決策をお伝えしています。また、これからテレワークを導入する方だけではなく、既にテレワークを実施している方やテレワークの導入に失敗してしまった方向けのセミナーも随時開催しています。沖縄県でテレワークにお悩みを抱えている方はぜひご参加ください。
テレワークは特別な働き方ではありません。当然ですが、在宅勤務などのテレワーク時にも労働基準法遵守は必要になり、労働基準監督署に提出するテレワーク規定を作成する必要があります。沖縄テレワーク導入支援センターでは、テレワーク規定の作成についてアドバイスをさせていただきます。相談者が労働基準法を遵守しながらもテレワークをしている会社だと社内外に自信を持ってPR出来るようにテレワーク環境の構築だけではなく、コンプライアンスに則ったテレワークができるようにサポートいたします。
テレワークは１つの働き方に過ぎません。沖縄テレワーク導入支援センターを運営する株式会社マルゼンでは、日々様々な働き方の実証実験を行っております。弊社で実証済みの働き方を皆様に情報提供をさせていただきます。テレワークにかかわらず働き方について課題意識をお持ちの方はお気軽にご相談ください。
沖縄テレワーク導入支援センターがテレワーク導入をサポートさせて頂いた、沖縄県の中小企業のテレワーク実践事例をご紹介します。テレワークを導入することになった背景と、当初抱えていた課題とその解決策、テレワークを実践してどのような効果を得られたかをインタビューしています。
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